Jak działają koszty uzyskania przychodu?

Pojęcie kosztów uzyskania przychodu jest ściśle związane z materią podatkową, a dokładniej rzecz ujmując, z podatkiem dochodowym.

Stanowią one element niezbędny do ustalenia prawidłowej wysokości dochodu, który definiujemy jako różnicę pomiędzy przychodami a kosztami poniesionymi w celu ich uzyskania.

Analizując poszczególne pozycje nakładów czy wydatków ponoszonych w bieżącej działalności należy zawsze pamiętać, że nie każda z nich spełnia kryteria pozwalające na uznanie jej za koszt uzyskania przychodów. To co w potocznym rozumieniu z całą pewnością określilibyśmy jako koszt, niejednokrotnie nijak się ma do legalnej definicji owego pojęcia zawartej w ustawach: w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W świetle prawa podatkowego koszty uzyskania przychodów muszą spełniać łącznie 2 warunki: po pierwsze muszą zostać poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, a po drugie nie mogą być wymienione na ustawowej liście pozycji wyłączonych, czyli w tzw. katalogu negatywnym. Jedynie pozycja kosztowa spełniająca oba powyższe kryteria ma prawo pomniejszyć uzyskany przychód.

Dodatkowo należy wspomnieć, że w stosunku do niektórych źródeł przychodów koszty ich uzyskania są definiowane i ustalane w sposób odmienny od wyżej opisanego. Wystarczy chociażby przyjrzeć się przychodom ze stosunku pracy, gdzie koszty określone zostały w wysokości zryczałtowanej czy też przychodom z niektórych umów cywilnoprawnych, np. z umowy zlecenia, gdzie kwotę kosztów wylicza się jako procent osiągniętego przychodu.

Istnieją wreszcie takie kategorie przychodów, których pojęcie kosztów uzyskania w ogóle nie dotyczy. Dzieje się tak przykładowo w odniesieniu do przychodów nierezydentów opodatkowanych w sposób zryczałtowany, czy wynagrodzeń z tzw. „małych” umów zlecenia (do kwoty 200 złotych). Pojęcie kosztów uzyskania przychodu nie obejmuje również wypłat rent, emerytur czy zasiłków z ubezpieczenia społecznego. Nie możemy także mówić o kosztach w odniesieniu do przychodów, które z mocy ustawy zostały zwolnione z opodatkowania.

Najbardziej newralgiczną kategorią kosztów uzyskania przychodów są bez wątpienia te związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. W tym przypadku musimy bowiem sami wyliczyć dochód, prawidłowo ustalić podstawę opodatkowania i kwotę podatku. Kwota kosztów pomniejszająca osiągnięty przychód ma bezpośredni wpływ na wysokość ustalonego dochodu, a tym samym na należny podatek. Błędne zaliczenie danej pozycji do kosztów uzyskania przychodu spowoduje w konsekwencji zaniżenie zobowiązania podatkowego a to jak wiadomo jest już zagrożone sankcjami karno-skarbowymi, które mogą być niezmiernie dotkliwe.